Zawartość i budowa rejestru

Rejestr umów on-line w ramach projektu JawneUmowy w założeniach miał udostępnić na stronie WWW wraz z wyszukiwarką wykaz umów zawieranych przez Gminę Dobra (Szczecińska) w woj. zachodniopomorskim. Umowy te publikowane jako pliki PDF w BIP Urzędu Gminy po odpowiednim przygotowaniu zostały wczytane do bazy danych.

Ze względu na zainteresowanie tym rozwiązaniem w czasie realizacji projektu przygotowana została możliwość wczytania umów z innych jednostek - z pliku tekstowego.

Poniższe uwagi dotyczą jednakże tylko umów z UG Dobra (Szczecińska).

Rejestr umów on-line nie jest rozwiązaniem dedykowanym i projektowanym od podstaw, a tylko zmodyfikowanym mechanizmem katalogowym - z tego względu niektóre mechanizmy mogę mieć pewne ograniczenia funkcjonalne.

Zawartość rejestru

Rejestr powstał przez konwersję zawartości plików PDF z okresu ponad 7 lat. Pliki te były tworzone najprawdopodobniej przez różne osoby, w różny sposób i bez walidacji wprowadzanych danych. Spowodowało to, że dane tego samego rodzaju były zapisywane różnie i nie można było ich użyć wprost dla strony WWW systemu on-line.

Aby wyszukiwarka i narzędzia filtracji umów działały poprawnie, należało określić najważniejsze pola bazy danych w sposób jednoznaczny i tego samego typu. Spowodowało to konieczność konwersji niektórych informacji z plików PDF, a w niektórych przypadkach - ich przeliczenia.

W związku z tym w trakcie konwersji mogło dojść w nielicznych przypadkach do niezamierzonej i niewykrytej w testach zmiany danych w konwertowanych polach rejestru.

Dlatego też, aby umożliwić czytającemu weryfikację treści każda umowa wyświetlona w rejestrze:

• prezentuje na dole 3 pola z oryginalną zawartością z pliku PDF - przed konwersją
• ma pole z linkiem do pliku PDF z BIP UG, zawierającego wyświetlaną umowę

Oprócz tego umowy w rejestrze on-line mają przypisane pewne pola dodatkowe z informacjami określonymi na podstawie plików PDF lub z informacjami dodanymi od administratora rejestru on-line.

Dane konwertowane

Dla umieszczenia w bazie strony WWW w sposób technicznie użyteczny dokonano konwersji pól:

1. data zawarcia umowy - ponieważ daty były zapisane w różny sposób, czasami z błędami
2. okres obowiązywania umowy - ponieważ często nie były podane daty "od" - "do", a tylko określenie jak długo, do kiedy, do jakiego zdarzenia
3. wartość umowy - ponieważ często nie była to jedna konkretna kwota dla umowy, a określenie kwot cząstkowych lub stawki godzinowej

Jak konwertowano takie dane:

ad. 1
Daty zawarcia umowy zostały sformatowane tak, aby zapis był w jednolitym formacie: RRRR-MM-DD

ad. 2
Tam, gdzie było to możliwe - na podstawie opisu umowy określano, do kiedy trwało obowiązywanie umowy i takie daty przypisywano.
Gdy nie można było przyjąć jednoznacznie konkretnych wartości - przyjęto:
- jako data "OD" - data zawarcia umowy
- jako data "DO" - ostatni dzień roku, w którym zawarto umowę

ad. 3
Jeśli wartość umowy była podana jako kwoty cząstkowe - sumowano je do jednej wartości. Jeśli nie było podanej kwoty wartości umowy, a tylko stawka za godzinę/dzień/miesiąc - podawano jako wartość "0", a stawkę wpisywano jako kwotę do oddzielnej kolumny.
Z tego względu podsumowanie wartości w wyszukiwarce rejestru nie uwzględnia takich umów, gdzie podano tylko stawkę lub nie podano żadnej wartości.
Oprócz tego każda umowa ma dodatkowe pole informacyjne "typ wartości" określające, jak podano w pliku źródłowym PDF wartość umowy.

Dane dodatkowe

Ze względu na to,  że dane w rejestrze były konwertowane dla ujednolicenia ich wartości pojawiają się pola dodatkowe, które opisują charakter lub przyczynę zmiany. Są to pola "Uwagi..."

Oprócz tego pojawiło się pole "Klasyfikacja", które w jakimś stopniu kategoryzuje poszczególne umowy. Lista kategorii jest zmienna, została ustalona przez administratora w trakcie przeglądania zawartości rejestru umów. Przez to klasyfikacja umów może być obarczona pewną niezamierzoną subiektywnością. Wynika ona z próby dopasowania kategorii do umowy na podstawie opisu umowy, ale przy dążeniu do jak najmniejszej liczby kategorii w bazie.

Budowa rejestru

Rejestr jest prezentowany jako strona z trzema głównymi mechanizmami:

1. w części głównej: lista umów, która odpowiada wybranym kryteriom wyszukiwania lub filtrowania albo dane o wybranej umowie
Po wybraniu jednej konkretnej umowy - w części głównej wyświetlają się informacje o niej.

2. po lewej stronie u góry: wyszukiwarka tekstowa.

3. po lewej stronie na dole: blok filtrów umożliwiający określenie kryteriów, jakich umów szukamy.
Blok filtrów jest dostępny także w wersji mocno rozbudowanej - w menu "Rejestr umów (ext)".

Opis pól rejestru umów jest przedstawiony w odrębnym artykule.